¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa?

Introducción

Crear un espacio de almacenamiento bien organizado para la documentación de su empresa puede ayudarle a ahorrar tiempo y aumentar considerablemente la productividad y la eficiencia del trabajo. El portal le ofrece un espacio común para almacenar la documentación de su empresa – Documentos Comunes y le permite estructurarlo como desee: crear carpetas y establecer permisos para ellas. Esta guía le mostrará cómo se puede hacer.

Paso 1. Acceso a los documentos

Ingrese su portal ONLYOFFICE y haga clic en el enlace Documentos. En caso de que ya haya iniciado sesión en el portal y lo haya estado utilizando durante algún tiempo, para acceder al módulo Documentos, abra la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 2. Crear una estructura

Se abre la carpeta Mis documentos. La forma más sencilla de estructurar la documentación de la empresa es organizarla por grupos creando un directorio común para cada departamento de la empresa. Cambie a la sección Documentos Comunes haciendo clic en el enlace correspondiente en el panel izquierdo. Haga clic en el botón Crear en la esquina superior izquierda y seleccione la opción Carpeta de la lista desplegable. Introduzca un nombre para su carpeta, por ejemplo, un título de departamento y haga clic en el icono Crear. La carpeta con el nombre especificado se creará en la sección Documentos comunes. De la misma manera puede crear tantas carpetas como desee.

Paso 3. Establecer permisos

De forma predeterminada, todos los archivos y carpetas colocados en la carpeta Documentos comunes están disponibles para todos los usuarios del portal. Para restringir el acceso que necesita para establecer permisos para todas las carpetas creadas. Haga clic en el botón Acceso a la derecha de la carpeta necesaria o utilice la opción Configuración de uso compartido en el menú contextual para abrir la ventana Configuración de acceso. Primero debe bloquear el acceso de sólo lectura concedido por defecto a todos los usuarios del portal. Seleccione la línea Todos, haga clic en el enlace Sólo lectura y seleccione la opción Denegar acceso de la lista. Ahora para dar acceso a esta carpeta para uno de los departamentos de la empresa haga clic en el botón Agregar grupos en la parte superior de la ventana y seleccione el grupo necesario. Para conceder acceso completo para que los usuarios del grupo seleccionado no sólo puedan ver los documentos, sino también crearlos y editarlos, así como cargar y mover archivos directamente a esta carpeta, haga clic en el enlace Sólo lectura y elija la opción Acceso completo.

Para aplicar los cambios haga clic en el botón Guardar. Puede establecer permisos para varios archivos / carpetas a la vez. Marque los elementos que desea compartir con los usuarios del portal y haga clic en el botón Compartir configuración. En la ventana de configuración de acceso abierta verá todos los usuarios y grupos que tienen acceso a los elementos de la carpeta seleccionada. Si ve el enlace Varies delante del nombre de usuario, significa que tiene diferentes niveles de acceso a los elementos seleccionados. En caso de que desee establecer los mismos permisos de acceso a los elementos de carpeta seleccionados para un usuario / grupo de usuarios, haga clic en el enlace Varies y seleccione una de las opciones de acceso disponibles. Para aplicar los cambios haga clic en el botón Guardar.

En la ventana Configuración de acceso, también puede cambiar el propietario de la carpeta, si es necesario. Haga clic en el nombre del propietario, seleccione otro usuario de la lista y haga clic en el botón Guardar. Si varios archivos / carpetas seleccionados establecen permisos para tener diferentes propietarios, sólo es posible cambiar el propietario de cada elemento por separado. Para ello, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el elemento necesario de la lista y utilizar la opción Acceso -> Cambiar propietario del menú contextual de archivos / carpetas. En la ventana Cambiar propietario que se abre, seleccione otro usuario de la lista y haga clic en el botón Guardar.

Paso 4. Organizar documentos

Para colocar documentos en carpetas apropiadas, marque la casilla junto a los documentos necesarios, haga clic en el botón Mover a y seleccione la carpeta en la que desea mover sus documentos. El documento se colocará en la carpeta seleccionada. También es posible subir algunos nuevos archivos directamente a la carpeta creada ingresándolo y usar el botón Cargar en la esquina superior izquierda de la página. Los derechos establecidos en la carpeta se aplicarán a todos los documentos colocados y cargados en él.