10 consejos para organizar su pequeña empresa este año

Un negocio organizado es un negocio productivo. Usted no puede considerarse bendecido con las habilidades naturales de organización, pero ahora es el momento perfecto para obtener su negocio y espacio de trabajo organizado. A continuación se presentan 10 consejos para ayudarle a hacer eso y ponerse en marcha en el nuevo año.

Cómo organizar su pequeña empresa

Purgar su oficina Incluso si no le importa un poco de lío y el polvo, demasiado desorden puede agregar al estrés diario y el caos. El desorden existe porque creemos que todo es importante. Con el nuevo año, tirar lo que sea anticuado, ya no es relevante o un duplicado. Por ejemplo: Recicle la electrónica rota que puede haber escondido en un armario. Elimine todos los mensajes de voz antiguos. Donar cualquier cosa que no necesite o use. Mantenga lo básico y todo lo que haya usado en el último año; Todo lo demás puede ir. Cuando su espacio de trabajo esté limpio y despejado, disfrutará de pasar tiempo en su escritorio y no perderá tiempo buscando entre basura o mover pilas alrededor.

Organice sus archivos de papel Un estudio encontró que la persona promedio pierde más de 4 horas por semana buscando documentos. Ir a través de su archivadores y destrozar cualquier cosa que está fuera de fecha o ya no es relevante para su negocio. Si le preocupa que algún día necesite notas de cuatro años de un proyecto de cliente, escanee los originales y tire los archivos de papel para hacer más espacio. Ditch Paper Receipts Teniendo en cuenta que el IRS acepta copias electrónicas de recibos, no hay realmente ninguna razón para que usted pueda seguir colgando en todos esos pequeños resbalones de papel de restaurantes, taxis, tiendas de suministros de oficina, etc.

Busque un escáner de administración de recibos o una aplicación para su smartphone Como Recibos puros) y asegúrese de que su solución le permite exportar datos a cualquier aplicación de informes / contabilidad de gastos que utilice. Utilice la nube para almacenar y compartir Si aún no lo ha hecho, comience a utilizar herramientas basadas en la nube para compartir y guardar documentos. Por ejemplo, Google Drive le permite almacenar hasta 15 GB de forma gratuita, al tiempo que permite a los clientes o colegas acceder a colaborar. Otras herramientas incluyen Dropbox y Box. Al alojar archivos en la nube, puede ayudar a limpiar su almacenamiento personal, así como ahorrar un valioso tiempo de envío por correo electrónico de documentos de un lado a otro cuando se colabora con otros.

Domine su bandeja de entrada Si su bandeja de entrada de correo electrónico se ha convertido en un complemento para cada correo electrónico que ha recibido en los últimos años, es hora de limpiar la casa. Es posible administrar su bandeja de entrada de correo electrónico para que sólo vea los mensajes que todavía necesita tratar y todo lo demás está bien archivado para guardarlos.

Comience con una pizarra limpia archivando todo lo que ya no necesita responder. A continuación, domine el nivel de nuevos correos electrónicos que obtiene cada día cancelando la suscripción a boletines de noticias u otras suscripciones que ya no lee.

Cree carpetas específicas en las que los correos electrónicos no esenciales vayan automáticamente, para que no interrumpan su flujo diario. Obtener la herramienta de toma de notas adecuada. Una clave para mantenerse organizado y eficaz como propietario de una pequeña empresa es tener la solución correcta para anotar cualquier tarea o inspiración cuando huelga. Ya sea que prefiera usar lápiz y papel, grabación de voz en su teléfono inteligente o una aplicación como Evernote, lo más importante es que la solución se ajuste a su estilo de vida para que lo use de manera consistente.

Arreglar sus perfiles de los medios sociales No es sólo su bandeja de entrada de correo electrónico y el escritorio que caen presa del desorden. Sus perfiles de redes sociales también pueden quedar obstruidos y obsoletos. En primer lugar, hacer un balance de donde su negocio tiene una presencia social y la caída de las cuentas que ya no están en uso. No tiene sentido tener varios perfiles de Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr y Instagram si no está activamente publicando y supervisando cada cuenta.

También puedes usar una herramienta como JustUnfollow para eliminar a cualquier seguidor que esté inactivo o que no te esté siguiendo. Reúnase con un asesor de impuestos No espere hasta que es hora de presentar sus declaraciones para empezar a pensar en impuestos.

Haga una cita con un CPA o asesor de impuestos a principios de año. Si su negocio todavía está estructurado como propietario único, ahora es el momento de pensar en proteger sus activos personales y obtener otros beneficios a través de una estructura de negocios formal como una LLC o corporación.

Tome el control de sus libros Si usted dirige una pequeña empresa, ya tiene algún tipo de proceso en marcha para facturación, procesamiento de pagos, gastos de registro y seguimiento de proyectos. Pero si no ha actualizado su proceso últimamente, lo más probable es que haya una aplicación disponible para ayudar a que estas tareas administrativas sean más fáciles y eficientes.

Eche un vistazo a su tablet / tienda de aplicaciones para teléfonos inteligentes para una nueva herramienta que podría ayudarle a organizarse y hacerse cargo de sus libros en el nuevo año. Por ejemplo, hay FreshBooks, Mint, Kashoo e InDinero para nombrar algunos. Ate cualquier final legal suelto Esta es una oportunidad perfecta para atar cualquier extremo suelto que ha estado posponiendo en años anteriores. Por ejemplo, ¿presentó un DBA (Doing Business As) para el nombre de su empresa? ¿Recibió un número de identificación fiscal? ¿Están todas sus licencias y permisos locales en orden?

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¿Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado?

Antes de que el empleado

Antes de que el empleado entra en la empresa, considere:

  • Preparar los materiales, equipos, software necesario para el logro de su obra
  • Crear contraseña de equipo, correo electrónico y cualquier cuenta
  • Informar a los empleados, particularmente los equipos, la llegada de una nueva persona y su papel

A la llegada de la empleado

Desde el primer día de trabajo del empleado:

  • Hacer visitar las instalaciones (oficinas, salas de reuniones, baños, áreas de comer …)
  • Introducir el empleado para los empleados
  • Para dar a conocer las normas, instrucciones y seguir el convenio colectivo
  • Explicar la cultura corporativa para fomentar las buenas relaciones de trabajo

A continuación

Después de la llegada del empleado (días o semanas):

  • Consigue puntos para la comprensión de los empleados sobre el trabajo, sus sentimientos, sus necesidades, adquirida …
  • Asignar un mentor para ayudar a los empleados
  • darle información para mejorar su conocimiento del negocio
  • Prestar atención a la integración del empleado (aislamiento o no?)

Almuerzo con colegas para ser más eficiente

De acuerdo con un estudio estadounidense publicado en Human Performance, llevó a cabo en las estaciones de bomberos por investigadores de la Universidad de Cornell en los EE.UU., tomando su almuerzo con colegas sería ventajoso rendimiento en el trabajo.

Encuesta

Es tener restaurantes de la compañía, cantina, un área común donde los empleados pueden reunirse y comer juntos es beneficioso ? Cincuenta bomberos, la mayor parte de su tiempo en los cuarteles, fueron entrevistados y seguidos durante más de un año, en 50 cuarteles de una gran ciudad. 395 supervisores han señalado el rendimiento de sus equipos , así como la frecuencia de las comidas comunes durante una semana de trabajo.

Situación actual

Comer juntos siempre se ha considerado un importante vínculo social  (para compartir, conocer a los otros …) Esta fue adoptado en el trabajo. Más del 60% de los empleados comen con sus compañeros , por lo general romper ambiente (26%) o en el negocio de los restaurantes (21%). Otros optan por el restaurante o en el hogar.

Resultados

Para el almuerzo bomberos entrevistado juntos es un momento importante del día . Casi podría ser una falta de respeto a perder tanto como perder una comida con su familia. Algunos cenan a veces dos veces: una vez en casa, una vez con el equipo! Esto demuestra la importancia de formar un grupo y que no hay que descuidar las zonas comunes en las empresas. De hecho, hacen que sea más fácil ponerse de acuerdo para trabajar mejor juntos. Además, el estudio realizado muestra que comer juntos pueden formar un equipo exitoso: una mayor eficiencia y solidaridad. Los bomberos de potencia está entre aquellos que comparten su comida con los demás. Por el contrario, aquellos que tienden a tomar sus comidas solos parecen menos eficaces.